Acaba de publicarse la versión 2.4 de Open Office. Esta suite informática basada en software libre (con licencia LGPL) guarda los documentos por defecto en el estandar ISO 26300, más conocido como OpenDocument (ODF). Como novedad también permite guardar los documentos en el otro estándar ISO 19005-1, conocido como PDF/A-1.
También esta semana la organización ISO acaba de aceptar un nuevo estándar para el almacenamiento de documentos a largo plazo. Se trata del formato promovido por Microsoft, OOXML. Este formato está basado en XML como el OpenDocument pero a diferencia de la especificación de OpenDocument, promovido por diferentes organizaciones y cuya especificación ocupa unas 850 páginas, OOXML ha sido promovido en solitario por una sola empresa y su especificación es mucho más compleja, alcanzando las 6000 páginas. Se han alzado muchas voces en contra de la aprobación de este estándar de Microsoft, pues parece ser que incluye especificaciones del tipo "se hará como hace el Word95" por ejemplo que no aclaran mucho en una especificación abierta. Además el proceso de aprobación ha estado lleno de irregularidades, países que han entrado a formar parte de los miembros P de ISO (miembros cuyo voto tiene más influencia) justo antes de la aprobación del estándar, comités nacionales a los que se han añadido nuevos miembros que han apoyado OOXML justo antes de la aprobación del estándar, países que han apoyado el estándar pese a que la mayoría de los miembros que lo forman votaron en contra, etc.
Muchas de estas irregularidades se manifiestan en la página nooxml en español o en inglés. También pueden encontrarse defensores de este nuevo estándar y discusiones al respecto en el blog "todo es electrónico".
Personalmente, creo que Microsoft debía haber colaborado en el uso y desarrollo de OpenDocument y no haberse embarcado en la construcción de este estándar que complica el soporte de documentos electrónicos (por añadir un estándar más y por lo complejo que es).
Con la LAECSP en la mano, las administraciones públicas deberán aceptar documentos en los 3 formatos pues todos ellos cumplen con la definición de Estándar abierto definido en la letra k) de su Anexo.
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lunes, 7 de abril de 2008
jueves, 5 de julio de 2007
Conservación de documentos electrónicos II
Ya publiqué en un post anterior la importancia que tiene la conservación de documentos a largo plazo.
Yo que he visto el archivo de un pequeño organismo oficial formado por una macro-sala repleta de armarios donde encontrar una información concreta es como buscar una aguja en un pajar soy testigo de que el almacenamiento en papel, que es la alternativa tradicional, debería ir dejando paso al almacenamiento digital. Así, hoy todos podemos consultar una enciclopedia de varios tomos en un solo CD-ROM o podemos almacenar los 4,4 GB de texto de la wikipedia inglesa (en octubre de 2006) en 1 solo DVD cuando necesitaríamos 750 volúmenes para almacenarla en papel.
No cabe duda de que digitalizar va a ser cada vez más necesario pero aquí empiezan otros problemas que se pueden resumir en 2:
Respecto al formato de los ficheros ya comenté 2 formatos idóneos en el anterior artículo a los que les vatinizo bastante longevidad. Respecto al soporte, a día de hoy, el soporte en DVD considero que tiene por delante al menos una década y tampoco debería preocuparnos más. Si aparecen otros soportes para sustituir al DVD seguro que durante un gran periodo de tiempo será sencillo traspasar la información de los DVDs al nuevo soporte.
Seguro que será mucho más sencillo que pasar ahora lo que está en papel a DVD, que nos exige un escaneo, OCR y archivado página a página, además del esfuerzo de clasificación de los documentos contenidos en los archivos.
Con la introducción de la administración electrónica cada vez se están generando más documentos electrónicos que pueden estar en formatos propietarios. Ahora es el momento de tomar la decisión de pasar todos esos documentos a formatos abiertos y libres de patentes. Y por supuesto todos los nuevos documentos que se creen también deben serlo. Y aquí vuelvo a apostar por OpenDocument (ODT). Porque... ¿cuando vamos a migrar la ofimática de la administración a Open Office?
Yo que he visto el archivo de un pequeño organismo oficial formado por una macro-sala repleta de armarios donde encontrar una información concreta es como buscar una aguja en un pajar soy testigo de que el almacenamiento en papel, que es la alternativa tradicional, debería ir dejando paso al almacenamiento digital. Así, hoy todos podemos consultar una enciclopedia de varios tomos en un solo CD-ROM o podemos almacenar los 4,4 GB de texto de la wikipedia inglesa (en octubre de 2006) en 1 solo DVD cuando necesitaríamos 750 volúmenes para almacenarla en papel.
No cabe duda de que digitalizar va a ser cada vez más necesario pero aquí empiezan otros problemas que se pueden resumir en 2:
- El formato de los ficheros a almacenar
- El soporte de esos ficheros (cinta, diskette, etc.)
Respecto al formato de los ficheros ya comenté 2 formatos idóneos en el anterior artículo a los que les vatinizo bastante longevidad. Respecto al soporte, a día de hoy, el soporte en DVD considero que tiene por delante al menos una década y tampoco debería preocuparnos más. Si aparecen otros soportes para sustituir al DVD seguro que durante un gran periodo de tiempo será sencillo traspasar la información de los DVDs al nuevo soporte.
Seguro que será mucho más sencillo que pasar ahora lo que está en papel a DVD, que nos exige un escaneo, OCR y archivado página a página, además del esfuerzo de clasificación de los documentos contenidos en los archivos.
Con la introducción de la administración electrónica cada vez se están generando más documentos electrónicos que pueden estar en formatos propietarios. Ahora es el momento de tomar la decisión de pasar todos esos documentos a formatos abiertos y libres de patentes. Y por supuesto todos los nuevos documentos que se creen también deben serlo. Y aquí vuelvo a apostar por OpenDocument (ODT). Porque... ¿cuando vamos a migrar la ofimática de la administración a Open Office?
miércoles, 23 de mayo de 2007
Conservación de documentos electrónicos
Aunque no es muy conocido existe un formato PDF orientado al archivo de documentos a largo plazo. Es el PDF/A basado en el formato PDF 1.4 (implementado en Acrobat 5) y es un estandar ISO (19005).
Este formato está diseñado específicamente para la conservación a largo plazo de documentos y es ideal para guardar documentación electrónica, un modo de conseguir la administración sin papeles que nunca acaba de llegar. Es preferible a la conservación de documentos en formatos gráficos como el TIFF ya que permite realizar búsquedas en textos, permite introducir metadatos y además ocupa menos espacio.
Por todos es conocida la portabilidad de los documentos PDF que pueden visualizarse prácticamente en cualquier sistema o dispositivo para mostrar información. Utilizar PDF "a secas" significa no dar claramente una especificación, ya que Adobe ha publicado (y sigue haciéndolo) varias versiones de su formato al que sucesivamente va añadiendo más características y mejoras. Por eso se hizo necesaria la definición de un formato para tener una definición estándar y estable en el tiempo. Parece ser que es un formato sin restricciones de uso, no hay patentes conocidas, lo que no quiere decir que no las haya realmente como ya ha ocurrido en otros casos donde solo cuando un producto se ha hecho un estándar de facto y es utilizado de forma generalizada es cuando ha salido alguno diciendo "yo tengo la patente" (por ejemplo con los formatos GIF o MP3).
Otra alternativa sería usar OpenDocument, que es también un estándar y también tiene las características de búsqueda de textos, metadatos, etc. Además ya existe software libre que soporta este tipo de formato (desconozco que exista a dia de hoy software libre para soportar PDF/A (sí lo hay para PDF 1.4 pero no es exactamente el mismo formato)). Si alguien conoce un estudio serio al respecto que lo comente. Por cierto que a mí, personalmente, me inspira más confianza el OpenDocument.
Este formato está diseñado específicamente para la conservación a largo plazo de documentos y es ideal para guardar documentación electrónica, un modo de conseguir la administración sin papeles que nunca acaba de llegar. Es preferible a la conservación de documentos en formatos gráficos como el TIFF ya que permite realizar búsquedas en textos, permite introducir metadatos y además ocupa menos espacio.
Por todos es conocida la portabilidad de los documentos PDF que pueden visualizarse prácticamente en cualquier sistema o dispositivo para mostrar información. Utilizar PDF "a secas" significa no dar claramente una especificación, ya que Adobe ha publicado (y sigue haciéndolo) varias versiones de su formato al que sucesivamente va añadiendo más características y mejoras. Por eso se hizo necesaria la definición de un formato para tener una definición estándar y estable en el tiempo. Parece ser que es un formato sin restricciones de uso, no hay patentes conocidas, lo que no quiere decir que no las haya realmente como ya ha ocurrido en otros casos donde solo cuando un producto se ha hecho un estándar de facto y es utilizado de forma generalizada es cuando ha salido alguno diciendo "yo tengo la patente" (por ejemplo con los formatos GIF o MP3).
Otra alternativa sería usar OpenDocument, que es también un estándar y también tiene las características de búsqueda de textos, metadatos, etc. Además ya existe software libre que soporta este tipo de formato (desconozco que exista a dia de hoy software libre para soportar PDF/A (sí lo hay para PDF 1.4 pero no es exactamente el mismo formato)). Si alguien conoce un estudio serio al respecto que lo comente. Por cierto que a mí, personalmente, me inspira más confianza el OpenDocument.
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