La Gran Base de Datos del Conocimiento de la Administración

Bueno, tras el parón estival y después de buscar un hueco para dedicarle algo del tiempo al blog, aquí estoy de nuevo.

En los foros asociados a las páginas del tecnimap de este año, se han planteado unas ideas interesantes en torno a diversos temas, entre ellos y siguiendo un poco el hilo de mis anteriores post, se ha tratado el tema del Archivo Digital.

Efectivamente, y en línea con los comentarios que hizo Rrio a un post anterior el almacenamiento de documentos a largo plazo quizá no debería pasar por un archivo en CD o DVD sino por el archivo en red.

Este tipo de archivo tiene sus ventajas como la disponibilidad inmediata on-line de la información y con la adecuada política de backups soluciona tanto los problemas de fallos en el soporte como el de la obsolescencia de los mismos.

Amalio, en los foros del tecnimap, plantea la existencia de una Gran "Base de Datos del Conocimiento" de la Administración y la verdad es que la idea me parece estupenda. Igual que se han centralizado otras cuestiones, no estaría mal, al menos inicialmente para el ámbito de la AGE, crear un gran repositorio donde cada organismo público pudiera depositar aquellos documentos que deban ser conservados.

En este caso, como en otros ya lo ha hecho, sería el MAP el que podría prestar este servicio y que podría liberar a muchos Ministerios y Organismos públicos, del almacenamiento de ingentes cantidades de información, entre ella por supuesto, la que actualmente se encuentra en papel.

Para llevar a cabo esta medida, sería necesario por un lado el trabajo de digitalización y envío a este repositorio central de los archivos existentes y por otro el establecimiento de un procedimiento de archivado de documentación que ya no es necesaria para el trabajo habitual pero que sí necesita ser conservada.

Si finalmente se desarrolla con éxito, esta herramienta podría extenderse a otras administraciones, creo que sería útil en particular a los ayuntamientos pequeños.