Yo que he visto el archivo de un pequeño organismo oficial formado por una macro-sala repleta de armarios donde encontrar una información concreta es como buscar una aguja en un pajar soy testigo de que el almacenamiento en papel, que es la alternativa tradicional, debería ir dejando paso al almacenamiento digital. Así, hoy todos podemos consultar una enciclopedia de varios tomos en un solo CD-ROM o podemos almacenar los 4,4 GB de texto de la wikipedia inglesa (en octubre de 2006) en 1 solo DVD cuando necesitaríamos 750 volúmenes para almacenarla en papel.
No cabe duda de que digitalizar va a ser cada vez más necesario pero aquí empiezan otros problemas que se pueden resumir en 2:
- El formato de los ficheros a almacenar
- El soporte de esos ficheros (cinta, diskette, etc.)
Respecto al formato de los ficheros ya comenté 2 formatos idóneos en el anterior artículo a los que les vatinizo bastante longevidad. Respecto al soporte, a día de hoy, el soporte en DVD considero que tiene por delante al menos una década y tampoco debería preocuparnos más. Si aparecen otros soportes para sustituir al DVD seguro que durante un gran periodo de tiempo será sencillo traspasar la información de los DVDs al nuevo soporte.
Seguro que será mucho más sencillo que pasar ahora lo que está en papel a DVD, que nos exige un escaneo, OCR y archivado página a página, además del esfuerzo de clasificación de los documentos contenidos en los archivos.
Con la introducción de la administración electrónica cada vez se están generando más documentos electrónicos que pueden estar en formatos propietarios. Ahora es el momento de tomar la decisión de pasar todos esos documentos a formatos abiertos y libres de patentes. Y por supuesto todos los nuevos documentos que se creen también deben serlo. Y aquí vuelvo a apostar por OpenDocument (ODT). Porque... ¿cuando vamos a migrar la ofimática de la administración a Open Office?
